KSeF – od kiedy obowiązkowy i dla kogo?

ARTYKUŁ SPONSOROWANY


Krajowy System e-Faktur (KSeF) to złożona platforma informatyczna, która ma zrewolucjonizować sposób wystawiania, przesyłania i odbierania faktur w Polsce. Dzięki niej przedsiębiorcy mogą liczyć na większą kontrolę nad procesem fakturowania. W tym artykule przyjrzymy się, kto będzie zobowiązany do korzystania z KSeF oraz od kiedy system ten stanie się obowiązkowy dla podatników.
 

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, został stworzony w celu ułatwienia i usprawnienia procesu fakturowania przy jednoczesnym zapewnieniu większej przejrzystości z perspektywy administracji podatkowej. Dzięki niemu wszystkie wystawiane faktury w transakcjach B2B będą trafiały do jednej, centralnej bazy danych, co ma na celu zwiększenie ich transparentności oraz ułatwienie kontroli. System ten pozwala na wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur w formie elektronicznej, co przyczynia się do zmniejszenia ryzyka błędów czy nieprawidłowości.
 

Obowiązek korzystania z KSeF zostanie wprowadzony stopniowo, co pozwoli przedsiębiorcom na dostosowanie się do nowych wymogów. Od 1 lutego 2026 roku system będzie obowiązkowy dla dużych przedsiębiorstw, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł. Dla pozostałych przedsiębiorstw system stanie się obligatoryjny od 1 kwietnia 2026 roku. Grupa podatników, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury oraz do 10 tys. zł miesięcznie łącznej wartości sprzedaży), będzie musiała wprowadzić KSeF od 1 stycznia 2027 roku.

Taki harmonogram ma na celu zapewnienie płynnego przejścia na nowy system, umożliwiając firmom odpowiednie przygotowanie się do zmian.
 

Z obowiązku korzystania z KSeF będą zwolnione jedynie nieliczne grupy przedsiębiorstw. W praktyce oznacza to, że niemal każda firma w Polsce będzie musiała dostosować się do nowych przepisów. Obowiązek ten dotyczy wszystkich podmiotów prowadzących działalność gospodarczą na terenie Polski, niezależnie od rodzaju świadczonych usług czy produkowanych towarów. System ma obejmować również podmioty zagraniczne, które mają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (tzw. fixed establishment).
 

Wprowadzenie KSeF to istotna zmiana, która wymaga odpowiedniego przygotowania. Przede wszystkim przedsiębiorcy powinni zapoznać się z funkcjonowaniem systemu oraz jego wymogami. Wdrożenie KSeF to proces skomplikowany i czasochłonny. Obejmuje nie tylko aspekty techniczne, ale również konieczność wprowadzenia bardzo istotnych zmian w procesach, procedurach wewnętrznych, umowach z kontrahentami, regulaminach.

Oprócz tego istotne jest przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za proces fakturowania. Dzięki temu będą oni w stanie sprawnie korzystać z nowego systemu, minimalizując ryzyko błędów i opóźnień. Należy także pamiętać o monitorowaniu zmian legislacyjnych związanych z KSeF, aby być na bieżąco z ewentualnymi nowelizacjami. Można to robić samemu, ale lepszym rozwiązaniem będzie powierzenie tych zadań ekspertom.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to krok w stronę nowoczesności i efektywności w obszarze zarządzania dokumentacją finansową. Choć wdrożenie tego systemu może wydawać się wyzwaniem, to odpowiednie przygotowanie oraz zrozumienie jego funkcjonowania pozwoli firmom na dostosowanie się do wymogu cyfryzacji procesów fakturowania.